Manajemen Surat berbasis IT

Pada suatu hari saya berkeinginan mengecek surat masuk yang dikirim oleh perangkat daerah, bagian surat masuk mengambil buku tebal dan mulai mengecek satu persatu catatan yang dibuat terhadap surat masuk, bagi saya ini tidaklah efisien, bagaimana kalau misalnya 5 orang yang menanyakan surat masuk? tentunya waktu yang dibutuhkan lumayan lama, sehingga terbesit ide dalam pikiran saya , kenapa proses surat masuk, surat keluar serta pencarian Nomor surat dibuatkan komputerisasi saja alias berbasis IT.

Akhirnya ide ini muncul melihat permasalahan yang terjadi dilapangan, cara kerjanya kita buatkan aplikasi untuk mencatat surat masuk plus scan data surat masuk untuk digitalisasi data surat yang masuk, data surat yang dicatat meliputi no surat, asal surat, perihal surat, ringkasan isi surat. Mengenai hardcopy surat karena memang aturan birokrasi meminta untuk selalu ada hardcopy tentunya tetap diajukan untuk dimintakan disposisi oleh pimpinan (Seandainya bisa didigitalisasi semua disposisi pimpinan tinggal klik untuk diarahkan kemana disposisi surat tersebut)

Untuk Surat keluar rata-rata format surat sudah ada template,sehingga pejabat terkait tinggal mengisi data misal No surat, Perihal, Ditujukan kepada Siapa Surat tersebut, serta Isi Surat, lalu secara hirarki diajukan ke pimpinan diatasnya (misal surat diketik staff, diperbaiki oleh kasubag, dari kasubag dicek kembali oleh level eselon III/Kabid/Sekretaris) ketika surat sudah benar baru dilakukan pencetakan untuk dimintakan tanda tangan pimpinan, sehingga kertas bisa dihemat apabila ada kesalahan.

Untuk penomeran Surat kita tinggal menuangkan apa yang ada pada acuan buku penomeran surat, dan disimpan kedatabase aplikasi surat menyurat, setelah itu saat membuat penomeran surat tinggal memilih kode surat berdasarkan buku acuan dan penomeran diberikan otomatis berdasarkan tanggal dan hitungan nomor terakhir yang dicatat.

Untuk sementara itulah ide yang saya tuangkan dalam tulisan ini, ide ini belum saya realisasikan dan implementasikan, pelan-pelan semua akan saya coba realisasikan dan apabila pimpinan mendukung bisa diterapkan.

Untuk contoh aplikasi berbasis excel yang siap pakai bisa dilihat pada tulisan dari excelmaniacs.id berikut 

Mungkin Pembaca ada tambahan terhadap ide ini? bisa tulis dikolom komentar,

Mari berbagi Ilmu dan berbagi Pengalaman

sumber gambar: https://www.davidprasetyo.com/2015/11/download-contoh-aplikasi-surat-masuk-keluar-php-codeigniter.html