Konsep eOffice dan Smart Office menurut saya

Electronic Office (e-Office) merupakan layanan aplikasi dengan konsep Paperless guna meminimalisir penggunaan kertas dalam administrasi perkantoran, korespondensi surat-menyurat bagi setiap karyawan/pejabat suatu institusi secara elektronis. Dari penjelasan itu dapat saya katakan bahwa eoffice itu sendiri memberikan layanan perkantoran dengan paperless baik itu berupa surat menyurat maupun hal-hal bersifat administrasi seperti SPJ berbasis elektronik, Laporan, Surat Keputusan yang bisa digabungkan dengan tanda tangan elektronik, dan segala hal yang berkaitan dengan administrasi perkantoran yang menggunakan kertas dan menjadikanya tanpa kertas, atau mengurangi penggunaan kertas. Disatu sisi ini sangat bagus, karena dengan konsep seperti ini berapa banyak kertas yang bisa di saving ini juga sekaligus mengurangi penebangan pohon sebagai bahan baku kertas, serta sifatnya yang fleksibel memmungkinkan berkerja dari manapun selama ada koneksi internet. Namun ada beberapa catatan bagi saya dalam hal penerapan eoffice ini, yaitu kesiapan SDM, Infrastruktur, serta Regulasinya (Seperti SK (Surat Keputusan) atau SPJ (Surat Pertangungjawaban) apakah sudah bisa tanpa hardcopy?)

e-office sendiri dibuat tujuannya tentu saja untuk memudahkan segala hal, baik itu proses surat menyurat, mapun proses SPJ, Pembuatan SK, dan segala hal terkait dengan administrasi perkantoran. Dalam benak saya bagaimana surat dibuat dengan memilih template yang ada, lalu si pembuat surat mengirimkannya ke tujuan dengan tanda tangan elektronik berisi QR Code. Begitu juga dengan SPJ, PPTK (Pejabat pelaksana Teknis Kegiatan) membuat SPJ berdasarkan anggaran kas selama 1 triwulan yang telah dirancang sebelumnya dalam DPA (Dokumen pelaksanaan Anggaran) tahun berjalan, lalu memilih jenis belanja yang akan di SPJ kan selanjutnya mengisi data SPJ itu seperti Nota dinas, Nota pesanan,Nota Barang sesuai yang ada di DPA, dan apabila melebihi anggaran akan keluar peringatan, setelah proses itu lalu melakukan pencetakan kelengkapan SPJ seperti nota dan kwitansi. Itu semua dilakukan dengan sebuah aplikasi berbasis web, bisa dilakukan dimanapun meskipun si PPTK atau pelaksana itu tidak ada dikantor (Konsep kerja dimanapun). Itulah konsep eoffice dibenak saya.

Kriteria smart office menurut prawidiono ( http://prawidiono.blogspot.com/2016/04/konsep-smart-office.html )

  1. Memusatkan dan menghadirkan ditengah-tengah setiap individu yang ada, sesuatu yang menarik dan memotivasi, serta menyediakan apa yang mereka butuhkan untuk bekerja secara maksimal
  2. Didasari oleh jenis aktivitas yang harus dilakukan ditempat kerja. Penentuan dimana dan bagaimana sebuah aktivitas dapat dilakukan semata-mata diputuskan untuk mendapatkan hasil terbaik.
  3. Fleksibel dalam hal akses dan penggunaannya serta terbuka untuk setiap perubahan dan inovasi dari waktu ke waktu.
  4. Memungkinkan penggunaan teknologi yang efisien dalam mendukung persiapan dan pelaksanaan proses kerja.
  5. Berkembang dengan pelayanan yang menyediakan segala hal yang berkaitan dengan fungsi, kenyamanan, dan pengalaman.
  6. Berkelanjutan untuk menyelaraskan keseimbangan antara ekonomi, lingkungan, dan aspek sosial.

Dan contoh sederhana dari perwujudan smart office adalah konsep bekerja cashless, paperless, wireless, dan seamless

Cashless artinya tanpa uang tunai, contoh aplikasinya pembayaran tanpa uang tunai untuk kantin dan parkir dengan kartu “linkaja” ataupun jenis penggunaan kartu electronic money lainnya.

Paperless artinya tanpa kertas, contoh aplikasinya adalah penggunaan dokumen digital dan surat elektronik yang didalamnya juga ada tanda tangan elektronik untuk mendukung keabsahan suatu dokumen.

Wireless artinya tanpa kabel, contoh aplikasinya adalah terhubungnya antara perangkat satu dengan lainnya tanpa melalui jaringan kabel, seperti koneksi wireless printer dengan laptop, monitoring CCTV berbasis IP Address, pintu akses yang dapat dibuka dengan Handphone dan sejenisnya.

Seamless artinya tanpa bertemu, contoh aplikasinya adalah ketika meeting / rapat dilakukan melalui teleconference ataupun virtual conference yang dapat dilakukan oleh masing-masing peserta dari berbagai daerah dalam satu pembicaraan telepon ataupun layar monitor.

Dan pada akhirnya, Smart Office adalah sebuah perjalanan untuk secara hati-hati mengelola sebuah ruang kerja dan lingkungannya yang bertujuan untuk melindungi daya tarik, produktivitas, efisiensi, dan keberlanjutannya.

Dari poin itu dapat dikatan bahwa smart office lingkupnya jauh lebih luas, bukan hanya penggunaan teknologi berbasis paperless tapi juga cashless,wireless, seamless

Tinggalkan Balasan