Prototipe e-office modul Aplikasi surat menyurat

Saya penah menulis artikel tentang aplikasi surat menyurat bisa dibaca disini dengan judul Manajemen Surat Berbasis IT, nah sebagai bagian dari konsep eoffice saya mencoba mengimplementasikan dengan membuat sebuah aplikasi e-office surat menyurat baik untuk surat masuk maupun surat keluar . Konsep sederhananya untuk surat masuk Operator penerima surat melakukan scan terhadap hardcopy dari surat lalu menjadikannya file pdf dan diunggah ke aplikasi, atau bisa saja operator menerima file pdf langsung dari instansi si pengirim, lalu mengunggah ke sistem surat menyurat ini. Operator surat mengisi data surat meliputi no,tanggal diterima,tanggal surat, asal surat dan ringkasan isi surat lalu menyimpan surat tersebut. Setelah surat terseut tersimpan otomatis Kepala OPD (Organisasi Perangkat Daerah) akan menerima notifikasi bahwa ada surat masuk saat login. Kepala OPD lalu membuat disposisi kepada jabatan dibawahnya yaitu kepala Bidang/Sekretaris. Setelah dilakukan disposisi Kabid/Sekretaris juga bisa mendisposisikan ke Kepala Seksi begitu seterusnya hingga sampai staff.

Sebagai tindak lanjut terhadap disposisi, kasubag/subid bisa menindaklajuti dengan surat keluar. Konsep surat keluar yaitu dengan memilih template yang ada (misal template surat undangan, template nota dinas, dll) , setelah memilih template yang ada kasubag/subid mengisi data terkait surat keluar dimaksud seperti tujuan (internal / eksternal) ,tanggal surat, jumlah lampiran, sifat surat, lalu mengisi kodefikasi surat. No surat otomatis dibuat dengan melihat no terakhir yang diminta dengan memilih kode surat lalu kodefikasi (misal 800/ no surat/ SET/ OPD). setelah itu otomatis akan keluar editor mirip microsoft word yang telah berisi bentuk sesuai template yang dipilih. User tinggal memodifikasi sedikit isi surat, lalu menyimpannya sebagai draft. Draft yang disimpan bisa diajukan ke kabid/sekretaris untuk dilakukan koreksi langsung degan editor. Apabila sudah dianggap benar kabid/sekretaris mengajukan ke Kepala OPD untuk mendapat persetujuan berupa tanda tangan digital dengan barcode (belum sampai ke tanda tangan elektronik, karena butuh regulasi khusus). Kepala OPD bisa mengoreksi ataupun langsung menyetujui surat yang dibuat untuk dikirim dalam bentuk PDF.

Untuk demo aplikasi segera akan saya upload

Untuk demo video bisa dilihat sebagai berikut :

Tunggu tulisan selanjutnya bagaimana ide saya menggabungkan eoffice surat menyurat dengan SIPEKA menjadi satu kesatuan eoffice baik surat maupun SPJ